Uw bestanden staan in de cloud. Dus u heeft een back-up?
"Alles staat in de cloud, dus het is veilig." Dat is de meest voorkomende aanname die wij in het MKB tegenkomen, en het is half waar. Microsoft zorgt er inderdaad voor dat uw e-mail en bestanden niet verdwijnen als er een harde schijf in hun datacenter stukgaat. Maar dat is iets anders dan een back-up.
Het verschil merkt u pas op het moment dat u iets terug wil hebben. Hieronder staat wat Microsoft wél bewaart, hoe lang, en waar het misgaat.
Het bewijs dat Microsoft het zelf ook zo ziet
De kortste manier om dit uit te leggen: Microsoft verkoopt back-up als apart product. Microsoft 365 Backup staat in hun eigen beheercentrum en kost volgens Microsoft's prijslijst $ 0,15 per GB per maand aan beschermde inhoud.
Als uw abonnement al een back-up was, zou dat product niet bestaan.
Dat is geen marketingtruc van Microsoft, maar het gevolg van hoe de verantwoordelijkheid verdeeld is: Microsoft houdt de dienst in de lucht, u blijft eigenaar van uw gegevens en verantwoordelijk voor het terughalen ervan.
Wat Microsoft standaard wél voor u doet
Er zit zeker een vangnet in Microsoft 365, en dat is beter dan niets:
| Waar | Hoe lang u iets terug kunt halen | |---|---| | Verwijderde e-mail in Outlook | naar Herstelbare items: standaard 14 dagen, door een beheerder te verhogen tot maximaal 30 dagen | | Bestanden in OneDrive en SharePoint | prullenbak, in twee stadia samen 93 dagen | | OneDrive, terugzetten naar een eerder moment | de functie Bestanden herstellen gaat tot 30 dagen terug | | Versies van een document | versiegeschiedenis per bibliotheek |
Voor een per ongeluk weggegooide map op dinsdag is dat genoeg. Daar is het ook voor bedoeld.
Waar het vangnet scheurt
1. De termijnen zijn kort en staan vast. Ontdekt u in maart dat een map in november is verdwenen, dan bent u te laat. 93 dagen klinkt ruim, maar niemand controleert dagelijks of alle oude projectmappen er nog staan. Bij e-mail is het standaard veertien dagen — dat is een vakantie.
2. Ransomware synchroniseert mee. OneDrive is een synchronisatiedienst, geen kluis. Wordt een laptop versleuteld, dan worden de versleutelde bestanden netjes naar de cloud gekopieerd. De functie Bestanden herstellen kan dat vaak nog terugdraaien, maar alleen binnen dertig dagen, alleen per bibliotheek, en niet voor uw mailbox.
3. Een medewerker die vertrekt, neemt zijn OneDrive mee. Verwijdert u het account, dan kan standaard één andere gebruiker er dertig dagen bij. Daarna gaat die OneDrive naar de prullenbak van de siteverzameling voor 93 dagen. Daarna is het weg — inclusief de bestanden waarvan niemand wist dat alleen híj ze had.
4. En de valkuil die bijna niemand kent. Dit staat letterlijk in Microsoft's documentatie: een OneDrive zonder geldige licentie wordt op de 93e dag automatisch gearchiveerd. En daarna:
Na 12 maanden onbetaalde opslag kan de OneDrive-data worden verwijderd, ongeacht bewaarinstellingen, bewaarbeleid, eDiscovery en alle holds.
Lees die laatste woorden nog een keer. Zelfs een juridische bewaarplicht die u bewust heeft ingesteld, houdt het dan niet tegen. Het scenario is pijnlijk alledaags: iemand gaat uit dienst, u zegt de licentie op om kosten te sparen, en ruim een jaar later is de data weg op het moment dat een accountant of een advocaat erom vraagt.
Wat een echte back-up anders doet
Een back-up is een onafhankelijke kopie, buiten het systeem dat hem moet beschermen. Concreet betekent dat:
- een eigen bewaartermijn die u bepaalt, niet 14 of 93 dagen
- data die blijft bestaan als een licentie wordt opgezegd of een account verdwijnt
- terugzetten naar een moment vóór een versleuteling of een foutieve massa-actie
- een kopie die niet besmet raakt als uw Microsoft-omgeving dat wordt
Dat is ook precies waarom verzekeraars en auditors er steeds vaker expliciet naar vragen, en waarom "het staat in de cloud" daar geen geldig antwoord meer is.
Hoe erg is dit voor u?
Drie vragen die u vandaag kunt stellen. Kunt u ze niet beantwoorden, dan heeft u geen back-up maar een aanname:
- Als een medewerker vorig jaar een map heeft weggegooid, kan ik die dan nog terugkrijgen?
- Als vanmiddag een laptop versleuteld raakt, hoeveel werk zijn we dan kwijt — en van wie?
- Wat is er gebeurd met de OneDrive van de laatste persoon die uit dienst ging?
Let op bij het rekenen: een back-up van Microsoft 365 is níet subsidiabel onder Mijn Cyberweerbare Zaak. Die regeling sluit cloudwerkplekken uit. Een kant-en-klare NAS-bundel voor back-up op locatie valt er wél onder, net als MFA en een nieuwe firewall. Zie dat artikel voor wat de regeling precies vergoedt.
Wat wij doen
Wij maken back-ups van Exchange, SharePoint, OneDrive en Teams, en die back-ups blijven binnen Europa. De bewaartermijn staat los van uw Microsoft-licenties: een vertrokken medewerker of een opgezegde licentie raakt die kopie niet.
Hoe vaak er een back-up loopt, stemmen we met u af — dagelijks, wekelijks of maandelijks, afhankelijk van hoe snel uw gegevens veranderen en hoeveel werk u maximaal wilt kunnen missen. Een administratie die elke dag verandert vraagt iets anders dan een archief dat al jaren stilstaat.
Over de tijd die een herstel kost zijn wij liever eerlijk dan snel: dat hangt af van hoeveel data er terug moet. Eén mailbox of een verwijderde map is een kwestie van minuten. Een volledige omgeving van tientallen gebruikers duurt langer. Wat wij u wél kunnen vertellen is wat het in úw situatie betekent, want dat is te berekenen.
Wilt u eerst weten hoe u er nu voor staat? Wij kijken mee in uw omgeving en vertellen u wat er op dit moment wél en níet terug te halen is. Dat is een kwestie van kijken, geen project. Zie Backup Microsoft 365 of neem contact op.
Bronnen: prijsmodel Microsoft 365 Backup en OneDrive-bewaartermijnen en verwijdering, beide van Microsoft Learn. De termijn van 14 dagen voor herstelbare items in Exchange Online is de standaardinstelling en kan per omgeving afwijken.